Free Tours Malta: las reservas dejaron de copiarse a mano.
Free Tours Malta organiza free tours en La Valeta. Cada reserva llegaba por correo y había que abrirla, copiar los datos a una hoja, buscar el teléfono en otra plataforma, crear el contacto y redactar la confirmación. Todos los días, una por una.
Lo que cambió con cada reserva
Antes
- Cada reserva se copiaba a mano del correo a la hoja
- Había que entrar en la web de la agencia a buscar el teléfono
- El contacto se creaba uno a uno en el móvil
- La confirmación se redactaba cada vez
- Ningún sitio donde ver el día de un vistazo
Ahora
- El sistema revisa el correo solo, cada quince minutos
- Distingue los cinco tipos de aviso que llegan y trata cada uno
- Da de alta al cliente con su teléfono, sin intervención
- Envía la confirmación con control para no repetirla
- Un panel con el tour del día, asistencia y aforo restante
Un mínimo de dos horas al día
«Inmejorable experiencia con Alex. Muy profesional y con un compromiso con el que nos ha ayudado a reducir en gran medida nuestro flujo de trabajo. Un gran talento al que volveremos a recurrir y que recomendamos sin duda alguna.»
Lo que lo hace fiable
Clasificar antes que actuar
No todos los correos son una reserva nueva: los hay de modificación, de cancelación y de mensaje del cliente. Confundirlos es peor que no hacer nada.
No repetir nunca un envío
El riesgo real de automatizar mensajes es enviarlos dos veces. El sistema marca cada reserva ya procesada y comprueba esa marca antes de actuar.
Algo que se pueda mirar
Un panel con el tour del día, quién ha llegado y cuánto aforo queda, para comprobar de un vistazo que todo está en orden.
Sigue vivo después de la entrega
Sigue en mantenimiento y ha incorporado funciones nuevas, como la validación previa de las reservas. Ahora trabajo también en el posicionamiento de su web, coordinado con su desarrollador.
Un sistema en producción necesita a alguien pendiente cuando algo cambia.
¿Tienes un proceso que se repite así?
Cuéntamelo con tus palabras y te digo si tiene solución, cuánto llevaría y qué coste tendría.